Hva bør stå i instruksjonen du sender gjesten før sendingen?

Spørsmålet vi får oftest

Den hyppigste henvendelsen vi får, kommer fra gjester som allerede har takket ja til et direktesendt intervju: Hva skal jeg egentlig vite før vi går i luften? Spørsmålet er enkelt, men svaret avgjør ofte om de første minuttene av sendingen blir rolige eller stressende.

Mange gjester får en lenke og et klokkeslett, og så ingenting mer. De sitter dermed med en rekke åpne spørsmål om kamera, lyd og hvor de skal klikke. I kurset bruker vi prøvesamtalen til å svare på dem i praksis, og vi lærer deg samtidig hva en god instruksjon bør inneholde.

Som lydinstruktør hører jeg ofte problemene før jeg ser dem. Ekko, for lavt nivå og en bærbar som tar lyd fra viften kommer nesten alltid av at ingen har fortalt gjesten hva som forventes. En tydelig instruksjon fjerner det meste av dette på forhånd.

Hva skjer i en prøvesamtale

Prøvesamtalen er en full gjennomkjøring i det verktøyet sendingen skal bruke. Du kobler deg på som du ville gjort på sendedagen, med samme maskin, samme rom og samme hodetelefoner. Instruktøren spiller programleder og stiller et par innledende spørsmål.

Underveis sjekker vi bildeutsnitt, lydnivå og om du hører deg selv med forsinkelse. Vi ser også hvordan du åpner en lenke eller deler skjermen hvis det er aktuelt. Det tar vanligvis en snau halvtime, og du får tilbakemelding på stedet.

Poenget er ikke å bli perfekt, men å oppdage det som kan gå galt mens det fortsatt er enkelt å rette. En gjest som har vært gjennom prøvesamtalen, vet hva som er normalt, og lar seg ikke så lett overraske av små feil i direktesendingen.

Det en god instruksjon må si

En god instruksjon er kort, konkret og kommer i riktig rekkefølge. Den begynner med det praktiske: når gjesten skal koble seg på, hvilken lenke som brukes, og hvem hun kan ringe hvis noe ikke virker. Deretter kommer det tekniske, forklart uten fagord.

Skriv gjerne i du-form og bruk korte setninger. Gjesten leser instruksjonen ofte kvelden før eller like før sending, og da skal hun finne svaret på ett øyeblikk. Unngå lange avsnitt om hvordan verktøyet fungerer i teorien.

Vi anbefaler at instruksjonen har faste punkter som går igjen fra sending til sending. Da blir den enkel å lage for den som forbereder gjestene, og kjent for gjesten som har vært med før.

• Tidspunkt for oppkobling og når gjesten er i luften
• Hvilken lenke og hvilket verktøy som brukes
• Hodetelefoner anbefales, helst med kabel
• Plassering av kamera i øyehøyde og rolig bakgrunn
• Telefonnummer til en kontaktperson under sendingen

Rekkefølgen gjesten møter informasjonen

Rekkefølgen betyr mer enn mange tror. Første melding bør komme noen dager før sending og inneholde det gjesten må gjøre selv: teste maskinen, finne et stille rom og lade utstyret. Da er det tid til å rette opp det som ikke stemmer.

Dagen før sendingen kommer en kort påminnelse med klokkeslett, lenke og kontaktnummer. Den skal være så kort at den kan leses på telefonen. Selve sendedagen bør gjesten ikke måtte lete etter noe, bare åpne meldingen og koble seg på.

Vi ser at gjester som får informasjonen i to eller tre små deler, husker mer enn de som får ett langt dokument. Del opp, men hold deg til det som faktisk trengs for den aktuelle sendingen.

Det en instruksjon ikke kan love

Vær ærlig i instruksjonen om det som ligger utenfor din kontroll. Ingen kan garantere at nettforbindelsen holder gjennom hele intervjuet, og gjesten blir roligere av å vite hva som skjer hvis den ryker. Skriv derfor inn en enkel plan B: kabel i stedet for trådløst nett, eller en telefon klar til å ringe inn.

Fortell også hva gjesten ikke trenger å tenke på. Hun trenger ikke installere noe nytt hvis verktøyet fungerer i nettleseren, og hun trenger ikke forstå innstillingene i detalj. Sier du det rett ut, faller skuldrene.

En instruksjon som er tydelig på grensene, virker mer troverdig enn en som lover at alt går bra. Gjesten stoler på avsenderen når hun merker at du har tenkt gjennom hva som kan skje.

Slik tar du dette videre

Har du gjesteopptredener foran deg, kan du bruke prøvesamtalen som øvelse og instruksjonen som sjekkliste. Skriv ned hva som overrasket deg under prøven, og legg det inn i din egen instruksjon til neste gang. Slik blir den bedre for hver sending.

Til kurset kan du ta med en instruksjon du har fått selv, eller en du har skrevet. Vi går gjennom den sammen og stryker det som ikke hjelper gjesten. Ofte er det mer å fjerne enn å legge til.

Om du vil ha hjelp til å komme i gang, kan du bruke skjemaet på kontaktsiden og beskrive hvilken sending du skal delta i.